基金会合同管理制度
基金会合同管理制度
第一章 总则
第一条 为规范深圳市爱在行动公益基金会（以下简称“基金会”）合同管理工作，防范合同风险，有效维护基金会合法权益，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国慈善法》、《中华人民共和国公益事业捐赠法》等国家有关法律、法规，结合基金会实际情况，制定本制度。
第二条 本制度适用于基金会内部和外部业务合同的管理。
第二章 合同管理部门的设置与职责
第三条 基金会合同管理主要由综合部负责。
第四条 主要职责
（一）认真学习贯彻《中华人民共和国民法典》等国家有关法律法规，树立法律意识、合规意识；
（二）坚持原则，遵规守纪，维护基金会利益；
（三）负责合同相对方资信情况、履约能力的调查；
（四）负责所承办合同的谈判；
（五）负责按照基金会标准合同文本起草合同，完善项目条款，保证合同的可行性、合法性和有效性；
（六）负责合同的履行，解决履约中出现的问题；
（七）及时按要求向综合管理部交存正式合同文本；
（八）负责本部门合同复印件的档案管理；
（九）合同经办人为第一责任人，负责合同对方资信、履约能力调查、合同起草、合同签订、原件返还及监督履行、结果汇报等事项。
第三章 合同的审批和签订
第六条 严格履行不同类型合同走不同审批流程的制度，特殊合同和涉外合同文本，应经相关部门审查核定，由秘书长审批同意后，方可签订。
第七条 合同由基金会法人代表或授权代表人签订。签订合同应由签约人签字，注明日期，并加盖基金会公章。授权代表人签订合同的，签约人应持基金会法定代表人签发并加盖基金会公章的《法定代表人授权委托书》，并在授权范围内签订合同。
第八条 合同签订流程
（一）合同签订前必须审查以下事项
1、合作方是否具有法人资格；
2、合作方是否具有履约能力；
3、合作方是否具有良好社会形象和声誉；
4、基金会能否承诺合作方的要求；
5、对项目进行调研和可行性评估；
6、评判合同的合法性和公益性。
（二）合同签订时，应验证合作方相关证明文件，核对无误后方可正式签订合同，合作方交付的证明文件须由综合部保管。
（三）合同文件的各项目须填写齐全、清晰明确、字迹清楚、形式符合法定要求。特殊要求应在备注中注明。
（四）签订合同原则上一式二份，甲方一份，乙方一份，综合部存档原件。
（五）法律、法规规定或者基金会认为需要公证的合同，应当办理公证手续。
第四章 合同的履行
第九条 合同签订后，经办部门应安排专人督促合同的全面履行。
第十条 在合同履行中，如遇履约困难或违约等情况应及时汇报并通知法律顾问以作对策，将损失减少到最低程度；
第十一条 合同相对方不能或不按约定履约的，负责人应当负责督促并上报主管部门及上级领导。
第十二条 综合部负责合同的保管存档，如需借阅须经领导同意。
第五章 合同用章规定
第十三条 合同签署后，原则上先由基金会加盖公章。若合作方先加盖公章的，须经合规审查无误后，方可盖章。
第十四条 合同用章由专人保管。
第十五条 两页以上的合同须加盖骑缝章。
第六章 合同归档
第十六条 建立合同管理档案，对已签订的合同要逐份进行分类并装订成卷。
第十七条 合同签订或其他相关文书处理完毕，合同经办人要在三个工作日内及时将合同材料，包括合同文本、合同附件、合同相关文件等资料，交给综合部统一管理。
第七章 合同的变更和解除
第十八条 变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门及秘书长审核后方可通过；
第十九条 变更或解除合同依照合同的订立流程审核通过。变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分与原合同具有同等法律效力，纳入本规定的管理范围。
第二十条 我方变更或解除合同/协议的通知应采用书面形式，并按规定流程经审核后加盖公章或合同专用章方可；
第八章 合同纠纷的解决
第二十一条 合同发生纠纷，承办人无法解决时，应及时向所在部门负责人汇报，由部门负责人向上级汇报，上级依据有关法律规定与对方协商解决，协商不成的，依据合同约定的纠纷解决机制处理。
第二十二条 向仲裁机关或人民法院递交的申请书、起诉书或答辩书等材料须经秘书长审批同意。
第二十三条 合同纠纷解决后，应将发生纠纷的原因、承担的责任以及今后防范的具体措施写成书面报告存入档案，对于关系重大的，通过各种方式在基金会内部进行公告。
第九章 合同监督与监察
第二十四条 任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商业、技术秘密。
第二十五条 基金会综合部对合同签订及履行程序进行监督检查。
第二十六条 对违反国家法律、法规和本规定，在签订、履行合同和合同管理中失职、渎职或以权谋私，损害国家和基金会利益的，应视情节轻重，依据有关规定追究责任人的行政、经济责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究形式责任。
第十章 其他
第二十七条 本制度由基金会秘书处负责解释和修订。
第二十八条 本制度自基金会理事会会议审议通过之日起执行。
深圳市爱在行动公益基金会
2022年1月23日
